Allgemeine Geschäftsbedingungen
der Potsdam Legal Tech GmbH
für die Nutzung der Software NOTARIUS
Stand: 18. September 2026
§ 1 Geltungsbereich, Vertragsparteien
(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB“) regeln das Vertragsverhältnis zwischen der Potsdam Legal Tech GmbH, Herderstr. 1, 14482 Potsdam, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Potsdam unter HRB 34618 P (nachfolgend „Anbieter“) und dem Kunden (nachfolgend „Kunde“) über die Bereitstellung und Nutzung der Software NOTARIUS sowie damit verbundener Leistungen.
(2) Das Angebot des Anbieters richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, insbesondere an Notarinnen und Notare, an Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte, Kanzleien und berufsständische Einrichtungen (z.B. Kammern). Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern ist ausgeschlossen. Der Kunde versichert mit Vertragsschluss, Unternehmer im vorgenannten Sinne zu sein.
(3) Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Geschäftsbedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, der Anbieter stimmt ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zu. Dies gilt auch dann, wenn der Anbieter in Kenntnis abweichender Bedingungen des Kunden die Leistung vorbehaltlos erbringt.
(4) Maßgeblich ist der Vertrag in folgender Rangfolge: (a) Bestellformular bzw. Auftragsbestätigung, (b) Leistungsbeschreibung (Service Level Agreement), (c) Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) und Verschwiegenheitsvereinbarung nach § 26a BNotO, (d) diese AGB und Richtlinie zur akzeptablen Nutzung. Abweichend von Satz 1 gehen die Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) in Fragen der Verarbeitung personenbezogener Daten und die Verschwiegenheitsvereinbarung nach § 26a BNotO in Fragen des Berufsgeheimnisschutzes allen übrigen Vertragsbestandteilen vor.
§ 2 Vertragsschluss, Registrierung
(1) Die Darstellung der Leistungen auf der Website oder in Angebotsunterlagen stellt kein verbindliches Angebot dar. Der Vertrag kommt nach Absendung des Bestellformulars oder durch die Online-Bestellung mittels Bestellschaltfläche (abrufbar auf der Homepage https://notarius.legal) und anschließender schriftlicher Auftragsbestätigung des Anbieters (auch per E-Mail) zustande.
(2) Die Nutzung setzt die Registrierung eines Kundenkontos voraus. Der Kunde ist verpflichtet, alle abgefragten Daten vollständig und wahrheitsgemäß anzugeben und Änderungen unverzüglich zu aktualisieren.
§ 3 Leistungsumfang
(1) Der Anbieter stellt dem Kunden NOTARIUS, eine webbasierte Software (Software-as-a-Service), für die Laufzeit des Vertrages zur Nutzung über das Internet zur Verfügung. Der konkrete Funktionsumfang ergibt sich aus der zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses gültigen Leistungsbeschreibung (Service Level Agreement) und dem gewählten Tarif.
(2) Der Anbieter hostet die Software auf Servern innerhalb der Europäischen Union. Verfügbarkeit, Wartungsfenster, Support und Datensicherung richten sich ausschließlich nach der Leistungsbeschreibung (Service Level Agreement).
(3) Der Anbieter ist berechtigt, die Software weiterzuentwickeln, zu aktualisieren und deren Funktionen anzupassen, soweit die Hauptfunktionalität im Sinne des vertraglich vereinbarten Einsatzzwecks gewahrt bleibt und die Änderungen dem Kunden zumutbar sind.
(4) Zusätzliche Leistungen (z. B. Schulungen, Implementierungs-, Beratungs- oder Customizing-Leistungen) bedürfen einer gesonderten Vereinbarung und werden, soweit nicht ausdrücklich anders vereinbart, als Dienstleistung nach Aufwand abgerechnet.
§ 4 Nutzungsrechte
(1) Der Anbieter räumt dem Kunden für die Laufzeit des Vertrages ein nicht ausschließliches, nicht übertragbares und nicht unterlizenzierbares Recht ein, die Software im vertraglich vereinbarten Umfang bestimmungsgemäß über das Internet zu nutzen. Ein Anspruch auf Überlassung des Quellcodes besteht nicht. Zulässig ist jedoch die Unterlizenzierung an Notariatsverwalter für einen Zeitraum von nicht mehr als 12 Monaten.
(2) Der Kunde darf die Software nur durch die im Bestellformular vorgesehene Anzahl benannter Nutzer verwenden. Jeder Nutzer erhält einen persönlichen Zugang; die gleichzeitige Nutzung eines Zugangs durch mehrere Personen ist untersagt.
(3) Dem Kunden ist insbesondere untersagt: die Software oder Teile davon zu vervielfältigen (außer im Rahmen der bestimmungsgemäßen Nutzung), zu vermieten, zu verleihen, Dritten zur Nutzung zu überlassen (mit Ausnahme von Amts- und sonstig behördlich angeordneten Prüfungen), zu dekompilieren, zu disassemblieren, einem Reverse Engineering zu unterziehen (soweit nicht § 69e UrhG etwas anderes vorschreibt) oder abgeleitete Werke zu erstellen.
(4) Der Kunde darf die Software nicht nutzen, um rechtswidrige Inhalte zu speichern, zu verarbeiten oder zu übermitteln oder um Rechte Dritter zu verletzen. Im Übrigen darf die Nutzung der Software nicht gegen die Richtlinie zur akzeptablen Nutzung verstoßen.
§ 4a Vorlagen, KI-Funktionen
(1) Bereitgestellte Mustertexte, Textbausteine, Fragenkataloge, Arbeitsabläufe, Aktenvorlagen und KI-Fähigkeiten („Vorlagen“) sind Arbeitshilfen. Sie stellen keine Rechtsberatung dar und ersetzen nicht die eigenverantwortliche Prüfung durch den Kunden. Die Verantwortung für den Inhalt von Urkunden, Entwürfen, Vermerken und Schreiben trägt allein der Kunde.
(2) Der Anbieter schuldet, dass Vorlagen in der Software technisch lauffähig sind. Eine Gewähr für inhaltliche Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität übernimmt er nicht; § 12 Abs. 1 bleibt unberührt.
(3) Ergebnisse der KI-Funktionen der Software werden automatisiert erzeugt und können unrichtig oder unvollständig sein. Der Kunde prüft sie vor jeder Verwendung eigenverantwortlich. Die Übernahme ungeprüfter Ergebnisse in Urkunden, Entwürfe, Schreiben oder Prüfdokumentationen (z. B. nach dem Geldwäschegesetz) erfolgt auf Risiko des Kunden.
§ 5 Pflichten und Mitwirkungsobliegenheiten des Kunden
(1) Der Kunde ist für die Einhaltung der gesetzlichen und berufsrechtlichen Pflichten im Zusammenhang mit der Nutzung der Software selbst verantwortlich. Dies gilt insbesondere für die anwaltlichen und notariellen Verschwiegenheitspflichten (§§ 43a BRAO, 18 BNotO, 203 StGB), steuerliche und handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten sowie datenschutzrechtliche Pflichten als Verantwortlicher gemäß Art. 4 Nr. 7 DSGVO.
(2) Der Kunde ist verpflichtet, Zugangsdaten geheim zu halten, vor dem Zugriff unbefugter Dritter zu schützen und bei Kenntnis oder Verdacht einer missbräuchlichen Verwendung unverzüglich den Anbieter zu informieren und das Passwort zu ändern.
(3) Der Kunde ist für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Rechtmäßigkeit der von ihm eingegebenen Daten verantwortlich. Er stellt sicher, dass er berechtigt ist, diese Daten in die Software einzugeben und durch den Anbieter verarbeiten zu lassen.
(4) Der Kunde hat die auf seiner Seite erforderlichen technischen Voraussetzungen (insbesondere eine ausreichend dimensionierte Internetverbindung, einen aktuellen Webbrowser sowie weitere Software [insbesondere zur Textverarbeitung und zur Weiterverarbeitung von Daten wie XNP]) auf eigene Kosten bereitzustellen.
§ 6 Support
(1) Der Anbieter bietet technischen Support an. Support-Zeiten, Kontaktkanäle und Reaktionszeiten richten sich ausschließlich nach der Leistungsbeschreibung (Service Level Agreement).
(2) Reaktionszeiten sind Antwortzeiten. Eine feste Bearbeitungs-, Wiederherstellungs- oder Behebungszeit ist nicht geschuldet.
§ 7 Vergütung, Zahlungsbedingungen, Preisanpassung
(1) Die Vergütung richtet sich nach dem vereinbarten Tarif (monatlich oder jährlich). Die zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses gültigen Preise sind im Bestellformular oder in der zum Zeitpunkt der Bestellung aktuellen Preisliste ausgewiesen. Alle Preise verstehen sich netto zuzüglich der jeweils gesetzlichen Umsatzsteuer.
(2) Die Vergütung ist bei monatlichen Abonnements jeweils im Voraus zum Monatsanfang, bei Jahresabonnements jeweils im Voraus zum Beginn der Jahreslaufzeit fällig.
(3) Gerät der Kunde mit einer fälligen Zahlung in Verzug, ist der Anbieter berechtigt, Verzugszinsen in Höhe von neun Prozentpunkten über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 2 BGB) sowie eine Pauschale gemäß § 288 Abs. 5 BGB zu berechnen. Das Recht zur Geltendmachung eines weitergehenden Schadens bleibt unberührt.
(4) Bei mehr als 30 Tage anhaltendem Zahlungsverzug oder bei wiederholter Rückbelastung ist der Anbieter nach vorheriger Mahnung mit Fristsetzung berechtigt, den Zugang des Kunden zur Software vorübergehend auf Leserechte zu beschränken. Die Zahlungspflicht des Kunden bleibt während der Beschränkung bestehen.
(5) Der Anbieter ist berechtigt, die Preise nach Ablauf der Mindestlaufzeit (§ 8) anzupassen. Preisanpassungen werden dem Kunden mindestens 30 Tage vor Wirksamwerden in Textform mitgeteilt. Widerspricht der Kunde der Preisanpassung nicht binnen dieser Frist gegenüber dem Anbieter in Textform, gilt die Anpassung als genehmigt; der Anbieter weist den Kunden in der Mitteilung ausdrücklich auf diese Rechtsfolge hin. Im Falle des Widerspruchs ist der Anbieter berechtigt, den Vertrag zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums zu kündigen, frühestens jedoch zum Ablauf der Mindestlaufzeit.
(6) Die Aufrechnung durch den Kunden ist nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Gegenforderungen zulässig. Ein Zurückbehaltungsrecht steht dem Kunden nur wegen Gegenansprüchen aus diesem Vertragsverhältnis zu.
§ 7a Kontingente, Zubuchungen
(1) Der Kunde kann jederzeit während der Laufzeit weitere Leistungen hinzubuchen, insbesondere zusätzliche Module, Benutzerlizenzen, KI-Token, die Webseite und den erweiterten Support nach dem Service Level Agreement. Welche Leistungen zubuchbar sind und was sie kosten, ergibt sich aus der zum Zeitpunkt der Buchung aktuellen Preisliste. Die Buchung wird mit dem auf die Bestellung folgenden Kalendertag wirksam und tageanteilig abgerechnet.
(2) Hinzugebuchte Leistungen sind für den Rest der laufenden Abrechnungsperiode verbindlich. Eine Reduzierung oder Abbestellung wird zum Ende der laufenden Abrechnungsperiode wirksam und setzt voraus, dass der Kunde sie dem Anbieter vor deren Ablauf in Textform mitteilt.
(3) Soweit KI-Token als Kontingent gebucht sind: Bereits verbrauchte KI-Token werden nicht erstattet. Nicht verbrauchte KI-Token verfallen zum Ende der jeweiligen Abrechnungsperiode, sofern im gebuchten Tarif nichts Abweichendes geregelt ist.
(4) Für bereits abgerechnete Zeiträume erfolgt keine Rückerstattung, wenn der Kunde die Software während der Laufzeit nicht weiter nutzt.
(5) Der Wechsel in eine höhere oder niedrigere Modulstufe richtet sich nach der Leistungsbeschreibung (Service Level Agreement).
§ 8 Laufzeit und Kündigung
(1) Die Mindestlaufzeit des Vertrages beträgt zwölf Monate ab Vertragsschluss, sofern im Bestellformular ausdrücklich keine abweichende Laufzeit vereinbart ist. Die Mindestlaufzeit ist unabhängig von der vereinbarten Abrechnungsperiode; sie beträgt auch bei monatlicher Abrechnung zwölf Monate. Die monatliche Abrechnung betrifft allein die Fälligkeit der Vergütung (§ 7 Abs. 2), nicht die Dauer der vertraglichen Bindung.
(2) Nach Ablauf der Mindestlaufzeit läuft der Vertrag auf unbestimmte Zeit weiter. Er kann dann von jeder Partei zum Ende des jeweils laufenden Abrechnungszeitraums in Textform gekündigt werden, bei monatlicher Abrechnung also zum Ende des laufenden Abrechnungsmonats und bei jährlicher Abrechnung zum Ende des laufenden Abrechnungsjahres. Eine bereits während der Mindestlaufzeit erklärte Kündigung wird zu deren Ablauf wirksam. Eine automatische Verlängerung um eine erneute Mindestlaufzeit findet nicht statt.
(3) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für den Anbieter insbesondere vor, wenn der Kunde trotz Mahnung mit einer Zahlung von mehr als einem Monatsentgelt bzw. 10 % der Jahresvergütung in Verzug ist, wenn der Kunde gegen wesentliche vertragliche Pflichten (insbesondere § 4) verstößt oder wenn über das Vermögen des Kunden ein Insolvenzverfahren eröffnet oder die Eröffnung mangels Masse abgelehnt wird.
(4) Jede Kündigung bedarf der Textform (§ 126b BGB); eine Kündigung per E-Mail an support@notarius.legal genügt. Der Kunde kann die Kündigung auch über die Kündigungsfunktion im Kundenkonto erklären; maßgeblich ist der Zeitpunkt des Zugangs beim Anbieter.
(5) Nach Vertragsbeendigung stellt der Anbieter dem Kunden die im Kundenkonto gespeicherten Daten für einen Zeitraum von 30 Tagen in einem gängigen elektronischen Format zum Export zur Verfügung. Nach Ablauf dieser Frist ist der Anbieter berechtigt und verpflichtet, die Daten des Kunden vollständig und unwiderruflich zu löschen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
§ 8a Beendigung des Notaramtes
(1) Erlischt das Amt des Kunden als Notar, wird er vorläufig seines Amtes enthoben oder wird ein Notariatsverwalter bestellt, gewährt der Anbieter dem Notariatsverwalter, dem Amtsnachfolger oder der für die Verwahrung zuständigen Stelle nach Nachweis der Berechtigung Zugang zu den Daten des Kunden. Der Berechtigte kann durch Erklärung in Textform zu unveränderten Bedingungen in den Vertrag eintreten; § 16 Abs. 3 findet insoweit keine Anwendung.
(2) Bis zur Erklärung nach Abs. 1 Satz 2, längstens für sechs Monate, sperrt und löscht der Anbieter die Daten nicht.
§ 9 Datenschutz und Auftragsverarbeitung
(1) Der Kunde bleibt im Hinblick auf die in die Software eingestellten personenbezogenen Daten Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Der Anbieter verarbeitet diese Daten ausschließlich weisungsgebunden als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO).
(2) Die Parteien schließen vor Beginn der Verarbeitung eine gesonderte Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV), die integraler Bestandteil dieses Vertrages ist. Der Anbieter hält hierzu ein Muster bereit.
(3) Der Anbieter trifft die nach dem Stand der Technik erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO, um die Sicherheit der Verarbeitung zu gewährleisten.
§ 10 Verschwiegenheit, Berufsgeheimnis
(1) Die Parteien verpflichten sich, alle im Rahmen der Vertragsdurchführung erlangten vertraulichen Informationen der jeweils anderen Partei geheim zu halten und nur für die Zwecke dieses Vertrages zu verwenden. Diese Pflicht besteht auch nach Beendigung des Vertrages fort.
(2) Der Anbieter ist sich bewusst, dass der Kunde im Rahmen seiner beruflichen Tätigkeit der Verschwiegenheitspflicht unterliegt und als Berufsgeheimnisträger im Sinne des § 203 Abs. 1 StGB gilt. Der Anbieter ist als mitwirkende Person im Sinne des § 203 Abs. 3 StGB zur Verschwiegenheit verpflichtet; diese Verpflichtung erstreckt sich auf alle Mitarbeiter, Subunternehmer und sonstige mitwirkende Personen des Anbieters. Der Anbieter stellt sicher, dass diese entsprechend § 203 Abs. 4 StGB zur Verschwiegenheit verpflichtet sind.
(3) Die Verschwiegenheitspflicht gilt nicht für Informationen, die (a) zum Zeitpunkt der Offenbarung bereits öffentlich bekannt waren oder nach der Offenbarung ohne Zutun der empfangenden Partei öffentlich bekannt werden, (b) der empfangenden Partei nachweislich bereits vor der Offenbarung bekannt waren, (c) rechtmäßig von Dritten ohne Geheimhaltungsverpflichtung erlangt wurden oder (d) aufgrund gesetzlicher oder behördlicher Anordnung offenzulegen sind; im letzten Fall wird die betroffene Partei, soweit rechtlich zulässig, die andere Partei vorab informieren.
§ 11 Gewährleistung
(1) Der Anbieter gewährleistet die vertragsgemäße Beschaffenheit und Verfügbarkeit der Software im Rahmen der vereinbarten Leistungsbeschreibung (Service Level Agreement) und dieser AGB. Da es sich um einen entgeltlichen Vertrag über die zeitlich begrenzte Überlassung einer Software zur Nutzung im Internet handelt, richtet sich die Gewährleistung nach mietrechtlichen Vorschriften (§§ 535 ff. BGB) mit der Maßgabe, dass die verschuldensunabhängige Haftung für anfängliche Mängel (§ 536a Abs. 1 Alt. 1 BGB) ausgeschlossen ist.
(2) Unerhebliche Beeinträchtigungen der Tauglichkeit der Software bleiben außer Betracht. Die Gewährleistung erfasst keine Mängel, die auf einer unsachgemäßen Nutzung, auf Eingriffen des Kunden oder Dritter oder auf Umständen außerhalb des Einflussbereichs des Anbieters beruhen.
(3) Der Kunde hat Mängel unverzüglich nach Entdeckung in nachvollziehbarer Form gegenüber dem Anbieter zu rügen.
§ 12 Haftung
(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, die auf einer vorsätzlichen oder fahrlässigen Pflichtverletzung beruhen, sowie für sonstige Schäden, die auf einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Pflichtverletzung beruhen.
(2) Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht), deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf, ist die Haftung des Anbieters auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt. Dieser Schaden ist der Höhe nach begrenzt auf die in den letzten zwölf Monaten vor dem schadensstiftenden Ereignis vom Kunden tatsächlich an den Anbieter gezahlten Netto-Nutzungsentgelte, höchstens jedoch auf einen Betrag von 100.000 EUR pro Schadensfall.
(3) Im Übrigen ist die Haftung des Anbieters – gleich aus welchem Rechtsgrund – ausgeschlossen.
(4) Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten auch zugunsten der gesetzlichen Vertreter, Mitarbeiter und Erfüllungsgehilfen des Anbieters.
(5) Der Kunde ist verpflichtet, regelmäßig (mindestens einmal täglich) Sicherungskopien seiner in die Software eingegebenen Daten zu erstellen bzw. die hierfür vom Anbieter bereitgestellten Export-Funktionen zu nutzen. Bei einem vom Anbieter zu vertretenden Datenverlust haftet der Anbieter nur für denjenigen Aufwand, der bei ordnungsgemäßer Datensicherung durch den Kunden zur Wiederherstellung der Daten erforderlich gewesen wäre.
§ 13 Höhere Gewalt
Die Parteien sind von ihren Leistungspflichten befreit, soweit die Leistungserbringung durch Umstände höherer Gewalt unmöglich wird. Als höhere Gewalt gelten insbesondere Naturkatastrophen, Krieg, Streik, Aussperrung, Terrorakte, behördliche Anordnungen, Pandemien, Strom- und Telekommunikationsausfälle sowie DDoS-Angriffe, die über das übliche Maß hinausgehen. Dauert die Verhinderung länger als 30 Tage an, ist jede Partei berechtigt, den Vertrag außerordentlich zu kündigen.
§ 14 Änderungen dieser AGB
(1) Der Anbieter ist berechtigt, diese AGB mit Wirkung für die Zukunft zu ändern, soweit dies aus triftigen Gründen, insbesondere aufgrund geänderter Rechtslage, höchstrichterlicher Rechtsprechung, technischer Änderungen oder zur Schließung von Regelungslücken erforderlich wird und die Änderungen den Kunden nicht unangemessen benachteiligen. Ausgenommen sind Änderungen der Hauptleistungspflichten, der Vergütung, der Laufzeit und der Kündigungsrechte; hierfür gelten ausschließlich § 3 Abs. 3 und § 7 Abs. 5.
(2) Der Anbieter teilt dem Kunden Änderungen mindestens sechs Wochen vor ihrem Inkrafttreten in Textform mit. Widerspricht der Kunde den Änderungen nicht innerhalb von sechs Wochen nach Zugang der Mitteilung in Textform, gelten die geänderten AGB als genehmigt. Auf diese Rechtsfolge wird der Anbieter in der Änderungsmitteilung gesondert hinweisen. Im Falle eines fristgerechten Widerspruchs hat der Anbieter das Recht, den Vertrag mit einer Frist von 30 Tagen zum Monatsende zu kündigen.
§ 15 Referenznennung
Der Anbieter darf Name und Logo des Kunden nur nach dessen vorheriger Zustimmung in Textform als Referenz auf seiner Website und in Marketingunterlagen nennen. Die Zustimmung ist jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerruflich.
§ 16 Schlussbestimmungen
(1) Es gilt ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG) und der kollisionsrechtlichen Verweisungsnormen.
(2) Der Anbieter ist weder bereit noch verpflichtet, an einem Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen.
(3) Der Kunde ist nicht berechtigt, Rechte oder Pflichten aus diesem Vertrag ohne vorherige schriftliche Zustimmung des Anbieters auf Dritte zu übertragen.
(4) Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, so wird dadurch die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt. An die Stelle der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung tritt eine Regelung, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung in rechtlich zulässiger Weise am nächsten kommt. Gleiches gilt im Fall einer Regelungslücke.
(5) Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrages bedürfen der Textform. Dies gilt auch für die Änderung dieser Klausel selbst.