Richtlinie zur akzeptablen Nutzung der Software NOTARIUS
Anlage zu den Allgemeinen Geschäftsbedingungen der Potsdam Legal Tech GmbH – Stand: 19. April 2026
§ 1 Gegenstand und Geltungsbereich
(1) Diese Richtlinie zur akzeptablen Nutzung (nachfolgend „Nutzungsrichtlinie“) regelt die zulässige Nutzung der Software „Notarius“ sowie aller damit verbundenen Dienste durch den Kunden und seine Nutzer.
(2) Die Nutzungsrichtlinie ist Bestandteil des zwischen dem Kunden und der Potsdam Legal Tech GmbH (nachfolgend „Anbieter“) geschlossenen SaaS-Nutzungsvertrages und gilt ergänzend zu den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) und dem Service Level Agreement (SLA). Bei Widersprüchen gehen die AGB vor, sofern in dieser Nutzungsrichtlinie nicht ausdrücklich etwas anderes geregelt ist.
(3) Mit der Nutzung der Software akzeptiert der Kunde diese Nutzungsrichtlinie. Der Kunde ist für jede über seinen Account erfolgende Nutzung sowie für das Verhalten der von ihm benannten Nutzer verantwortlich.
§ 2 Meldung von Verstößen
(1) Wer Kenntnis von einem möglichen Verstoß gegen diese Nutzungsrichtlinie erlangt, wird gebeten, dies unverzüglich in Textform an den Anbieter zu melden:
- E-Mail: abuse@notarius.legal (alternativ support@notarius.legal)
- Post: Potsdam Legal Tech GmbH, Herderstr. 1, 14482 Potsdam
(2) Bei Meldungen sollen möglichst alle für die Prüfung erforderlichen Informationen (betroffener Account, betroffene Inhalte, Zeitpunkt, ggf. Screenshots oder Protokollauszüge) beigefügt werden.
(3) Der Anbieter wird gemeldeten Verstößen nachgehen und geeignete Maßnahmen treffen. Eine Rückmeldung an den Hinweisgeber erfolgt, soweit rechtlich zulässig und praktisch möglich.
§ 3 Allgemeine Nutzungsgrundsätze
(1) Der Kunde und seine Nutzer dürfen die Software ausschließlich im Rahmen ihrer bestimmungsgemäßen Nutzung als Kanzlei- bzw. Kanzleimanagement-Software verwenden.
(2) Die Nutzung muss in Übereinstimmung mit geltendem Recht erfolgen, insbesondere mit den berufsrechtlichen Pflichten, denen der Kunde als Notarin und Notar oder als Rechtsanwältin und Rechtsanwalt unterliegt. Zu beachten sind dabei insbesondere die Bundesnotarordnung (BNotO), die Dienstordnung für Notarinnen und Notare (DNotO), die Notaraktenverzeichnis-Verordnung (NotAktVV), die Bundesrechtsanwaltsordnung (BRAO), die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), das Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz (TDDDG), die Verordnung (EU) 2024/1689 über künstliche Intelligenz (KI-VO / EU AI Act) sowie das Strafgesetzbuch, insbesondere § 203 StGB.
(3) Der Kunde hat dafür Sorge zu tragen, dass alle über seinen Account handelnden Nutzer diese Nutzungsrichtlinie kennen und einhalten.
§ 4 Verbotene Inhalte und Aktivitäten
Dem Kunden und seinen Nutzern ist untersagt, die Software für Inhalte oder Aktivitäten zu nutzen, die
a) gegen geltendes Recht verstoßen, insbesondere straf-, urheber-, marken-, persönlichkeits-, datenschutz- oder wettbewerbsrechtliche Vorschriften;
b) bedrohend, beleidigend, belästigend, verleumderisch, diskriminierend oder in sonstiger Weise rechtswidrig sind;
c) zu Gewalt aufrufen, Hassrede darstellen oder Personen aufgrund ihrer ethnischen Herkunft, Religion, Weltanschauung, Geschlecht, sexuellen Orientierung, Behinderung, Alter oder eines anderen geschützten Merkmals herabwürdigen;
d) pornografischen, gewaltverherrlichenden oder sonst jugendgefährdenden Inhalt enthalten;
e) Urheberrechte, Markenrechte, Patentrechte oder sonstige Rechte Dritter verletzen, einschließlich des unbefugten Teilens, Speicherns oder Verteilens raubkopierter Software, Musik, Filme, Bücher oder sonstiger geschützter Werke;
f) Schadsoftware enthalten oder verbreiten (z. B. Viren, Würmer, Trojaner, Ransomware);
g) darauf abzielen, Dritte zu täuschen, zu betrügen oder deren Identität zu missbrauchen (z. B. Phishing, Spoofing);
h) zur Umgehung berufsrechtlicher Pflichten oder zur Verschleierung von Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung oder anderen unrechtmäßigen Handlungen dienen.
§ 5 Systemintegrität, Sicherheit und technische Missbrauchstatbestände
(1) Dem Kunden und seinen Nutzern ist untersagt:
a) Maßnahmen zu ergreifen, die den ordnungsgemäßen Betrieb der Software oder der zugrunde liegenden Infrastruktur stören, beeinträchtigen oder überlasten, insbesondere Denial-of-Service-Angriffe, Mailbombing oder vergleichbare Angriffe;
b) automatisierte Zugriffe auf die Software vorzunehmen, die nicht ausdrücklich durch eine bereitgestellte Schnittstelle (API) vorgesehen oder erlaubt sind, insbesondere der Einsatz von „Robots“, „Spiders“, „Scrapern“ oder „Offline-Readern“;
c) Sicherheitsmaßnahmen der Software zu umgehen, auszuhebeln oder zu testen (einschließlich Penetrationstests oder Schwachstellenanalysen), ohne vorher die schriftliche Zustimmung des Anbieters einzuholen;
d) sich unbefugt Zugriff auf Accounts, Daten oder Systeme zu verschaffen oder fremde Zugangsdaten zu nutzen;
e) die Software oder Teile davon zu dekompilieren, zu disassemblieren oder einem Reverse Engineering zu unterziehen, soweit dies nicht gesetzlich ausdrücklich gestattet ist (§ 69e UrhG);
f) die Software in einer Weise zu nutzen, die zu einer Sperrung oder Aufnahme von IP-Adressen oder Domains des Anbieters in Ausschlusslisten („Blacklists“) führen kann;
g) die Software in Ländern oder durch Personen einzusetzen, gegen die Sanktionen der Europäischen Union, der Bundesrepublik Deutschland oder der Vereinten Nationen bestehen.
(2) Der Kunde ist verpflichtet, Sicherheitslücken oder Schwachstellen, von denen er Kenntnis erlangt, unverzüglich unter security@notarius.legal (alternativ support@notarius.legal) an den Anbieter zu melden und nicht öffentlich zu verbreiten, bevor der Anbieter die Gelegenheit zur Behebung hatte (Coordinated Disclosure).
§ 6 Schutz von Mandantendaten und Berufsgeheimnis
(1) Der Kunde ist sich bewusst, dass die über die Software verarbeiteten Daten in erheblichem Umfang dem anwaltlichen bzw. notariellen Berufsgeheimnis (§§ 43a BRAO, 18 BNotO, 203 StGB) unterliegen können.
(2) Der Kunde stellt sicher, dass über die Software nur solche personenbezogenen Daten Dritter (insbesondere Mandanten, Gegner, Zeugen und sonstige Verfahrensbeteiligte) verarbeitet werden, für deren Verarbeitung eine Rechtsgrundlage im Sinne der Art. 6 und, soweit einschlägig, Art. 9 DSGVO besteht.
(3) Der Kunde wird Zugriffs- und Benutzerrechte innerhalb der Software so konfigurieren, dass nur diejenigen Nutzer Zugriff auf Daten erhalten, die diesen für ihre Tätigkeit tatsächlich benötigen (Need-to-know-Prinzip). Die Weitergabe von Zugangsdaten an unberechtigte Dritte ist untersagt.
(4) Der Kunde ist verpflichtet, bei der Nutzung des Mandantenportals, insbesondere bei der Gestaltung von Fragenkatalogen und Formularen, die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung sowie seine berufs- und haftungsrechtlichen Sorgfaltspflichten zu beachten. Die Erhebung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) setzt eine ausdrückliche Rechtsgrundlage voraus.
§ 7 Nutzung der KI-Funktionen
(1) Soweit die Software KI-gestützte Funktionen bereitstellt (einschließlich Textgenerierung, -analyse oder -zusammenfassung mittels KI-Token), gelten die in den AGB getroffenen Regelungen sowie die nachfolgenden Beschränkungen.
(2) Dem Kunden und seinen Nutzern ist bei der Nutzung der KI-Funktionen untersagt:
a) die KI-Funktionen zur Erstellung, Weiterverbreitung oder Verschleierung rechtswidriger, irreführender, diskriminierender, belästigender oder sonst gegen § 4 dieser Nutzungsrichtlinie verstoßender Inhalte einzusetzen;
b) Sicherheitsmechanismen oder inhaltliche Filter der KI-Funktionen zu umgehen, zu manipulieren oder gezielt auszuhebeln (insbesondere durch „Prompt Injection“, „Jailbreaking“ oder vergleichbare Techniken);
c) die KI-Funktionen für vollautomatisierte Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung gegenüber Dritten im Sinne des Art. 22 DSGVO zu verwenden, ohne die dort geforderten Voraussetzungen und Schutzmechanismen sicherzustellen;
d) die Ausgaben der KI-Funktionen ungeprüft als rechtsverbindliche Auskunft, anwaltliche Beratung oder notariellen Akt zu verwenden. Der Kunde ist verpflichtet, KI-Ausgaben vor der Verwendung fachlich zu prüfen.
(3) Der Anbieter übernimmt keine Gewähr für die inhaltliche Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität von KI-generierten Ausgaben. Die fachliche Verantwortung für alle über die Software erstellten Inhalte verbleibt beim Kunden.
§ 8 Ordnungsgemäße Verwendung des Dienstes
(1) Der Kunde darf die Software ausschließlich im Rahmen der zwischen ihm und dem Anbieter vereinbarten Modulstufe und Lizenzen nutzen. Dem Kunden und seinen Nutzern ist insbesondere untersagt:
a) die Software Dritten im Wege der Vermietung, des Leasings, des Timesharings oder einer vergleichbaren Gestaltung entgeltlich oder unentgeltlich zur Nutzung zu überlassen, soweit dies nicht ausdrücklich vertraglich vereinbart ist;
b) die Software zur Erbringung gleichartiger Dienste für Dritte zu verwenden (z. B. Whitelabel-Weiterverkauf);
c) mit der Software Inhalte Dritter zu verarbeiten, die der Kunde nicht rechtmäßig erhoben hat oder für deren Verarbeitung er nicht berechtigt ist (z. B. angekaufte Adresslisten ohne datenschutzrechtliche Grundlage).
(2) Der Kunde bleibt in jedem Fall für die inhaltliche Richtigkeit, Rechtmäßigkeit und Vollständigkeit der von ihm oder seinen Nutzern eingegebenen Daten verantwortlich.
§ 9 Schutz der Marken und geistiges Eigentum des Anbieters
Ohne vorherige ausdrückliche schriftliche Zustimmung des Anbieters dürfen der Kunde und seine Nutzer
a) den Namen „Notarius“, den Firmennamen „Potsdam Legal Tech GmbH“, Logos, Marken, Slogans oder sonstige Kennzeichen des Anbieters nicht verwenden, soweit dies über eine rein beschreibende Verwendung (z. B. Nennung als eingesetzte Software) hinausgeht;
b) keine Angaben oder Erscheinungsbilder erzeugen, die den Eindruck erwecken, sie seien Mitarbeiter, Partner oder offizielle Repräsentanten des Anbieters;
c) Kennzeichen, Urheberrechtsvermerke oder sonstige Schutzrechtsvermerke nicht entfernen, verdecken oder verändern.
§ 10 Schnittstellen (API)
Soweit der Anbieter Schnittstellen (APIs) bereitstellt, ist deren Nutzung nur im Rahmen der vom Anbieter bereitgestellten Dokumentation und der zusätzlich veröffentlichten Bedingungen für Entwickler (Developer Terms) gestattet. Insbesondere dürfen API-Zugangsschlüssel nicht an Dritte weitergegeben werden.
§ 11 Folgen von Verstößen
(1) Bei einem Verstoß gegen diese Nutzungsrichtlinie oder bei begründetem Verdacht eines solchen Verstoßes ist der Anbieter berechtigt, nach pflichtgemäßem Ermessen und unter Berücksichtigung der Schwere des Verstoßes eine oder mehrere der folgenden Maßnahmen zu ergreifen:
a) den Kunden zur Stellungnahme und Beseitigung des Verstoßes auffordern;
b) einzelne Inhalte, Datensätze oder Konfigurationen sperren oder entfernen;
c) den Zugang einzelner Nutzer oder des gesamten Kundenaccounts vorübergehend sperren;
d) bei schwerwiegenden Verstößen oder bei Nichtbeseitigung innerhalb einer vom Anbieter gesetzten angemessenen Frist den Vertrag außerordentlich kündigen (§ 8 Abs. 3 AGB).
(2) Der Anbieter wird den Kunden über ergriffene Maßnahmen informieren, soweit dies rechtlich zulässig ist und dem Zweck der Maßnahme nicht entgegensteht. Bei Gefahr im Verzug können Maßnahmen auch ohne vorherige Anhörung ergriffen werden.
(3) Weitergehende gesetzliche und vertragliche Rechte des Anbieters, insbesondere auf Schadensersatz und auf Freistellung von Ansprüchen Dritter, bleiben unberührt.
§ 12 Änderungen dieser Nutzungsrichtlinie
(1) Der Anbieter ist berechtigt, diese Nutzungsrichtlinie gemäß den in § 14 der AGB geregelten Voraussetzungen und Verfahren zu ändern.
(2) Die jeweils aktuelle Fassung wird unter https://notarius.legal/rechtliches/nutzungsrichtlinie/ veröffentlicht. Das Datum der letzten Aktualisierung ist am Anfang dieses Dokuments angegeben.
(3) Der Kunde ist gehalten, die Nutzungsrichtlinie in regelmäßigen Abständen auf Änderungen zu prüfen.