Allgemeine Geschäftsbedingungen

der Potsdam Legal Tech GmbH

für die Nutzung der Software NOTARIUS

Stand: 1. November 2025

§ 1 Geltungsbereich, Vertragsparteien

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB“) regeln das Vertragsverhältnis zwischen der Potsdam Legal Tech GmbH, Herderstr. 1, 14482 Potsdam, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Potsdam unter HRB 34618 P (nachfolgend „Anbieter“) und dem Kunden (nachfolgend „Kunde“) über die Bereitstellung und Nutzung der Software NOTARIUS sowie damit verbundener Leistungen.

(2) Das Angebot des Anbieters richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, insbesondere an Notarinnen und Notare, an Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte, Kanzleien und berufsständische Einrichtungen (z.B. Kammern). Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern ist ausgeschlossen. Der Kunde versichert mit Vertragsschluss, Unternehmer im vorgenannten Sinne zu sein.

(3) Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Geschäftsbedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, der Anbieter stimmt ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zu. Dies gilt auch dann, wenn der Anbieter in Kenntnis abweichender Bedingungen des Kunden die Leistung vorbehaltlos erbringt.

(4) Maßgeblich ist der Vertrag in folgender Rangfolge: (a) Bestellformular bzw. Auftragsbestätigung, (b) Leistungsbeschreibung (Service Level Agreement), (c) Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV), (d) diese AGB und Richtlinie zur akzeptablen Nutzung.

§ 2 Vertragsschluss, Registrierung

(1) Die Darstellung der Leistungen auf der Website oder in Angebotsunterlagen stellt kein verbindliches Angebot dar. Der Vertrag kommt durch Unterzeichnung eines Bestellformulars, durch die Online-Bestellung mittels Bestellschaltfläche (abrufbar auf der Homepage https://notarius.legal) oder durch schriftliche Auftragsbestätigung des Anbieters zustande.

(2) Die Nutzung setzt die Registrierung eines Kundenkontos voraus. Der Kunde ist verpflichtet, alle abgefragten Daten vollständig und wahrheitsgemäß anzugeben und Änderungen unverzüglich zu aktualisieren.

§ 3 Leistungsumfang

(1) Der Anbieter stellt dem Kunden NOTARIUS, eine webbasierte Software (Software-as-a-Service), für die Laufzeit des Vertrages zur Nutzung über das Internet zur Verfügung. Der konkrete Funktionsumfang ergibt sich aus der zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses gültigen Leistungsbeschreibung (Service Level Agreement) und dem gewählten Tarif.

(2) Der Anbieter hostet die Software auf Servern innerhalb der Europäischen Union und gewährleistet eine Verfügbarkeit der Software am Übergabepunkt (Router-Ausgang des Rechenzentrums) von 99,0 % im Jahresmittel. Hiervon ausgenommen sind geplante Wartungsfenster (die nach Möglichkeit außerhalb der üblichen Geschäftszeiten erfolgen) sowie Zeiten höherer Gewalt und Ausfälle, die nicht vom Anbieter zu vertreten sind.

(3) Der Anbieter ist berechtigt, die Software weiterzuentwickeln, zu aktualisieren und deren Funktionen anzupassen, soweit die Hauptfunktionalität im Sinne des vertraglich vereinbarten Einsatzzwecks gewahrt bleibt.

(4) Zusätzliche Leistungen (z. B. Schulungen, Implementierungs-, Beratungs- oder Customizing-Leistungen) bedürfen einer gesonderten Vereinbarung und werden, soweit nicht ausdrücklich anders vereinbart, als Dienstleistung nach Aufwand abgerechnet.

§ 4 Nutzungsrechte

(1) Der Anbieter räumt dem Kunden für die Laufzeit des Vertrages ein nicht ausschließliches, nicht übertragbares und nicht unterlizenzierbares Recht ein, die Software im vertraglich vereinbarten Umfang bestimmungsgemäß über das Internet zu nutzen. Ein Anspruch auf Überlassung des Quellcodes besteht nicht.

(2) Der Kunde darf die Software nur durch die im Bestellformularf vorgesehene Anzahl benannter Nutzer verwenden. Jeder Nutzer erhält einen persönlichen Zugang; die gleichzeitige Nutzung eines Zugangs durch mehrere Personen ist untersagt.

(3) Dem Kunden ist insbesondere untersagt: die Software oder Teile davon zu vervielfältigen (außer im Rahmen der bestimmungsgemäßen Nutzung), zu vermieten, zu verleihen, Dritten zur Nutzung zu überlassen (mit Ausnahme von Amts- und sonstig behördlich angeordneten Prüfungen), zu dekompilieren, zu disassemblieren, einem Reverse Engineering zu unterziehen (soweit nicht § 69e UrhG etwas anderes vorschreibt) oder abgeleitete Werke zu erstellen.

(4) Der Kunde darf die Software nicht nutzen, um rechtswidrige Inhalte zu speichern, zu verarbeiten oder zu übermitteln oder um Rechte Dritter zu verletzen. Im Übrigen darf die Nutzung der Software nicht gegen die Richtlinie zur akzeptablen Nutzung verstoßen.

§ 5 Pflichten und Mitwirkungsobliegenheiten des Kunden

(1) Der Kunde ist für die Einhaltung der gesetzlichen und berufsrechtlichen Pflichten im Zusammenhang mit der Nutzung der Software selbst verantwortlich. Dies gilt insbesondere für die anwaltlichen und notariellen Verschwiegenheitspflichten (§§ 43a BRAO, 18 BNotO, 203 StGB), steuerliche und handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten sowie datenschutzrechtliche Pflichten als Verantwortlicher gemäß Art. 4 Nr. 7 DSGVO.

(2) Der Kunde ist verpflichtet, Zugangsdaten geheim zu halten, vor dem Zugriff unbefugter Dritter zu schützen und bei Kenntnis oder Verdacht einer missbräuchlichen Verwendung unverzüglich den Anbieter zu informieren und das Passwort zu ändern.

(3) Der Kunde ist für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Rechtmäßigkeit der von ihm eingegebenen Daten verantwortlich. Er stellt sicher, dass er berechtigt ist, diese Daten in die Software einzugeben und durch den Anbieter verarbeiten zu lassen.

(4) Der Kunde hat die auf seiner Seite erforderlichen technischen Voraussetzungen (insbesondere eine ausreichend dimensionierte Internetverbindung, einen aktuellen Webbrowser sowie weitere Software [insbesondere zur Textverarbeitung und zur Weiterverarbeitung von Daten wie XNP]) auf eigene Kosten bereitzustellen.

§ 6 Support

(1) Der Anbieter bietet technischen Support zu den auf der Website bekannt gegebenen Zeiten über die Kontaktkanäle support@notarius.legal und +49 (0) 331 70 47 12 58 an. Der Umfang des Supports richtet sich nach dem gebuchten Modul/Tarif.

(2) Eine Reaktionszeit im Sinne einer garantierten Problembehebung ist nur geschuldet, soweit dies in einer gesonderten Leistungsbeschreibung (Service Level Agreement) vereinbart wurde.

§ 7 Vergütung, Zahlungsbedingungen, Preisanpassung

(1) Die Vergütung richtet sich nach dem vereinbarten Tarif (monatlich oder jährlich). Die zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses gültigen Preise sind im Bestellformular oder in der zum Zeitpunkt der Bestellung aktuellen Preisliste ausgewiesen. Alle Preise verstehen sich netto zuzüglich der jeweils gesetzlichen Umsatzsteuer.

(2) Die Vergütung ist bei monatlichen Abonnements jeweils im Voraus zum Monatsanfang, bei Jahresabonnements jeweils im Voraus zum Beginn der Jahreslaufzeit fällig. Die Zahlung erfolgt nach Wahl des Anbieters per SEPA-Lastschriftmandat, Kreditkarte oder gegen Rechnung mit einem Zahlungsziel von 14 Tagen nach Rechnungsstellung.

(3) Gerät der Kunde mit einer fälligen Zahlung in Verzug, ist der Anbieter berechtigt, Verzugszinsen in Höhe von neun Prozentpunkten über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 2 BGB) sowie eine Pauschale gemäß § 288 Abs. 5 BGB zu berechnen. Das Recht zur Geltendmachung eines weitergehenden Schadens bleibt unberührt.

(4) Bei mehr als 30 Tage anhaltendem Zahlungsverzug oder bei wiederholter Rückbelastung ist der Anbieter nach vorheriger Mahnung mit Fristsetzung berechtigt, den Zugang zur Software vorübergehend zu sperren. Die Zahlungspflicht des Kunden bleibt während der Sperrung bestehen.

(5) Der Anbieter ist berechtigt, die Preise zu Beginn einer Verlängerungslaufzeit (§ 8) anzupassen. Preisanpassungen werden dem Kunden mindestens 30 Tage vor Wirksamwerden in Textform mitgeteilt. Widerspricht der Kunde der Preisanpassung nicht binnen dieser Frist gegenüber dem Anbieter in Textform, gilt die Anpassung als genehmigt; der Anbieter weist den Kunden in der Mitteilung ausdrücklich auf diese Rechtsfolge hin. Im Falle des Widerspruchs ist der Anbieter berechtigt, den Vertrag zum Ende der laufenden Vertragslaufzeit zu kündigen.

(6) Die Aufrechnung durch den Kunden ist nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Gegenforderungen zulässig. Ein Zurückbehaltungsrecht steht dem Kunden nur wegen Gegenansprüchen aus diesem Vertragsverhältnis zu.

§ 8 Laufzeit und Kündigung

(1) Die Mindestlaufzeit des Vertrages ergibt sich aus dem Bestellformular. Ist dort keine Laufzeit vereinbart, beträgt sie bei monatlicher Abrechnung einen Monat und bei jährlicher Abrechnung zwölf Monate.

(2) Der Vertrag verlängert sich automatisch jeweils um die ursprüngliche Laufzeit, sofern er nicht von einer Partei mit einer Frist von 30 Tagen zum Ende der jeweiligen Laufzeit in Textform gekündigt wird.

(3) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für den Anbieter insbesondere vor, wenn der Kunde trotz Mahnung mit einer Zahlung von mehr als einem Monatsentgelt bzw. 10 % der Jahresvergütung in Verzug ist, wenn der Kunde gegen wesentliche vertragliche Pflichten (insbesondere § 4) verstößt oder wenn über das Vermögen des Kunden ein Insolvenzverfahren eröffnet oder die Eröffnung mangels Masse abgelehnt wird.

(4) Jede Kündigung bedarf der Textform (§ 126b BGB); eine Kündigung per E-Mail an support@notarius.legal genügt.

(5) Nach Vertragsbeendigung stellt der Anbieter dem Kunden die im Kundenkonto gespeicherten Daten für einen Zeitraum von 30 Tagen in einem gängigen elektronischen Format zum Export zur Verfügung. Nach Ablauf dieser Frist ist der Anbieter berechtigt und verpflichtet, die Daten des Kunden vollständig und unwiderruflich zu löschen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

§ 9 Datenschutz und Auftragsverarbeitung

(1) Der Kunde bleibt im Hinblick auf die in die Software eingestellten personenbezogenen Daten Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Der Anbieter verarbeitet diese Daten ausschließlich weisungsgebunden als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO).

(2) Die Parteien schließen vor Beginn der Verarbeitung eine gesonderte Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV), die integraler Bestandteil dieses Vertrages ist. Der Anbieter hält hierzu ein Muster bereit.

(3) Der Anbieter trifft die nach dem Stand der Technik erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO, um die Sicherheit der Verarbeitung zu gewährleisten. Eine Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt nur unter Einhaltung der Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO.

§ 10 Verschwiegenheit, Berufsgeheimnis

(1) Die Parteien verpflichten sich, alle im Rahmen der Vertragsdurchführung erlangten vertraulichen Informationen der jeweils anderen Partei geheim zu halten und nur für die Zwecke dieses Vertrages zu verwenden. Diese Pflicht besteht auch nach Beendigung des Vertrages fort.

(2) Der Anbieter ist sich bewusst, dass der Kunde im Rahmen seiner beruflichen Tätigkeit der Verschwiegenheitspflicht unterliegt und als Berufsgeheimnisträger im Sinne des § 203 Abs. 1 StGB gilt. Der Anbieter ist als mitwirkende Person im Sinne des § 203 Abs. 3 StGB zur Verschwiegenheit verpflichtet; diese Verpflichtung erstreckt sich auf alle Mitarbeiter, Subunternehmer und sonstige mitwirkende Personen des Anbieters. Der Anbieter stellt sicher, dass diese entsprechend § 203 Abs. 4 StGB zur Verschwiegenheit verpflichtet sind.

(3) Die Verschwiegenheitspflicht gilt nicht für Informationen, die (a) zum Zeitpunkt der Offenbarung bereits öffentlich bekannt waren oder nach der Offenbarung ohne Zutun der empfangenden Partei öffentlich bekannt werden, (b) der empfangenden Partei nachweislich bereits vor der Offenbarung bekannt waren, (c) rechtmäßig von Dritten ohne Geheimhaltungsverpflichtung erlangt wurden oder (d) aufgrund gesetzlicher oder behördlicher Anordnung offenzulegen sind; im letzten Fall wird die betroffene Partei, soweit rechtlich zulässig, die andere Partei vorab informieren.

§ 11 Gewährleistung

(1) Der Anbieter gewährleistet die vertragsgemäße Beschaffenheit und Verfügbarkeit der Software im Rahmen der vereinbarten Leistungsbeschreibung (Service Level Agreement) und dieser AGB. Da es sich um einen entgeltlichen Vertrag über die zeitlich begrenzte Überlassung einer Software zur Nutzung im Internet handelt, richtet sich die Gewährleistung nach mietrechtlichen Vorschriften (§§ 535 ff. BGB) mit der Maßgabe, dass die verschuldensunabhängige Haftung für anfängliche Mängel (§ 536a Abs. 1 Alt. 1 BGB) ausgeschlossen ist.

(2) Unerhebliche Beeinträchtigungen der Tauglichkeit der Software bleiben außer Betracht. Die Gewährleistung erfasst keine Mängel, die auf einer unsachgemäßen Nutzung, auf Eingriffen des Kunden oder Dritter oder auf Umständen außerhalb des Einflussbereichs des Anbieters beruhen.

(3) Der Kunde hat Mängel unverzüglich nach Entdeckung in nachvollziehbarer Form gegenüber dem Anbieter zu rügen.

§ 12 Haftung

(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, die auf einer vorsätzlichen oder fahrlässigen Pflichtverletzung beruhen, sowie für sonstige Schäden, die auf einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Pflichtverletzung beruhen.

(2) Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht), deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf, ist die Haftung des Anbieters auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt. Dieser Schaden ist der Höhe nach begrenzt auf die in den letzten zwölf Monaten vor dem schadensstiftenden Ereignis vom Kunden tatsächlich an den Anbieter gezahlten Netto-Nutzungsentgelte, höchstens jedoch auf einen Betrag von 100.000 EUR pro Schadensfall.

(3) Im Übrigen ist die Haftung des Anbieters – gleich aus welchem Rechtsgrund – ausgeschlossen.

(4) Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten auch zugunsten der gesetzlichen Vertreter, Mitarbeiter und Erfüllungsgehilfen des Anbieters.

(5) Der Kunde ist verpflichtet, regelmäßig (mindestens einmal täglich) Sicherungskopien seiner in die Software eingegebenen Daten zu erstellen bzw. die hierfür vom Anbieter bereitgestellten Export-Funktionen zu nutzen. Bei einem vom Anbieter zu vertretenden Datenverlust haftet der Anbieter nur für denjenigen Aufwand, der bei ordnungsgemäßer Datensicherung durch den Kunden zur Wiederherstellung der Daten erforderlich gewesen wäre.

§ 13 Höhere Gewalt

Die Parteien sind von ihren Leistungspflichten befreit, soweit die Leistungserbringung durch Umstände höherer Gewalt unmöglich wird. Als höhere Gewalt gelten insbesondere Naturkatastrophen, Krieg, Streik, Aussperrung, Terrorakte, behördliche Anordnungen, Pandemien, Strom- und Telekommunikationsausfälle sowie DDoS-Angriffe, die über das übliche Maß hinausgehen. Dauert die Verhinderung länger als 30 Tage an, ist jede Partei berechtigt, den Vertrag außerordentlich zu kündigen.

§ 14 Änderungen dieser AGB

(1) Der Anbieter ist berechtigt, diese AGB mit Wirkung für die Zukunft zu ändern, soweit dies aus triftigen Gründen, insbesondere aufgrund geänderter Rechtslage, höchstrichterlicher Rechtsprechung, technischer Änderungen oder zur Schließung von Regelungslücken erforderlich wird und die Änderungen den Kunden nicht unangemessen benachteiligen.

(2) Der Anbieter teilt dem Kunden Änderungen mindestens sechs Wochen vor ihrem Inkrafttreten in Textform mit. Widerspricht der Kunde den Änderungen nicht innerhalb von sechs Wochen nach Zugang der Mitteilung in Textform, gelten die geänderten AGB als genehmigt. Auf diese Rechtsfolge wird der Anbieter in der Änderungsmitteilung gesondert hinweisen. Im Falle eines fristgerechten Widerspruchs hat der Anbieter das Recht, den Vertrag mit einer Frist von 30 Tagen zum Monatsende zu kündigen.

§ 15 Referenznennung

Der Anbieter ist berechtigt, Name und Logo des Kunden in einer Referenzliste auf seiner Website sowie in Marketingunterlagen zu nennen. Der Kunde kann dieser Nutzung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft durch formlose Mitteilung an support@notarius.legal widersprechen.

§ 16 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG) und der kollisionsrechtlichen Verweisungsnormen.

(2) Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag, aus der Leistungsbeschreibung (Service Level Agreement) oder aus der Richtlinie zur akzeptablen Nutzung ist Potsdam. Der Anbieter ist jedoch auch berechtigt, den Kunden an seinem allgemeinen Gerichtsstand zu verklagen.

(3) Der Anbieter ist weder bereit noch verpflichtet, an einem Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen.

(4) Der Kunde ist nicht berechtigt, Rechte oder Pflichten aus diesem Vertrag ohne vorherige schriftliche Zustimmung des Anbieters auf Dritte zu übertragen.

(5) Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, so wird dadurch die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt. An die Stelle der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung tritt eine Regelung, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung in rechtlich zulässiger Weise am nächsten kommt. Gleiches gilt im Fall einer Regelungslücke.

(6) Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrages bedürfen der Textform. Dies gilt auch für die Änderung dieser Klausel selbst.